Zapisów w księgach rachunkowych (m. in. na kontach właścicieli nieruchomości) z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi dokonuje się według zasad określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zasady prowadzenia zapisów regulują m. in. przepisy art. 20 ust. 2 i art. 21 ust.1 ustawy o rachunkowości. Podstawą zapisów na kontach właścicieli nieruchomości są wyłącznie dowody księgowe.
art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki
art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej*:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
* niektóre elementy na podstawie właściwych przepisów mogą zostać pominięte
Przykłady:
Dowód księgowy zewnętrzny obcy: deklaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
Dowód księgowy zewnętrzny własny: decyzja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
Dowód księgowy wewnętrzny: polecenie księgowania (PK) dotyczące odpisu opłaty w związku ze zgonem właściciela nieruchomości.
Każdy z prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych zawiera wskazane obowiązkowe elementy. Dotyczy to zarówno deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, jak i decyzji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. W dowodach tych zamieszcza się: wskazanie rodzaju dowodu (deklaracja, decyzja, nr), określenie stron (oznaczenie organu podatkowego, oznaczenie właściciela nieruchomości), określenie operacji (zadeklarowanie wysokości opłaty albo określenie wysokości opłaty), wartość (wysokość zadeklarowanej albo określonej opłaty), datę złożenia i wpływu deklaracji, datę wydania decyzji, podpis właściciela nieruchomości w deklaracji, podpis organu podatkowego w przypadku decyzji, dekretację.
Dowodami księgowymi nie mogą być dokumenty nie spełniające ww. wymogów, np. akt zgonu właściciela nieruchomości, zaświadczenie, adnotacja urzędowa, notatka na deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.