Wymiar i pobór podatków i opłat lokalnych to także obowiązek zaewidencjonowania całego procesu w księgach rachunkowych urzędu gminy, stosownie do przepisów ustawy o rachunkowości z uwzględnieniem zasad wynikających z ustawy o finansach publicznych oraz przepisach wykonawczych do tej ustawy. Proces ten podzielony jest na etap przypisu zobowiązania podatkowego i ewentualnych odpisów oraz etap wygaszania, ciążącego na podatniku, zobowiązania podatkowego. Odpis i wygaśniecie zobowiązania podatkowego to odmienne stany faktyczne wymagające zastosowania prawidłowego udokumentowania.

Określenie odpisu zobowiązania podatkowego nie jest tożsame z wygaśnięciem zobowiązania podatkowego

Wygaśnięcie zobowiązania podatkowego to określenie jakim posługuje się art. 59 ustawy Ordynacja podatkowa. Zobowiązanie podatkowe, które powstało albo z mocy prawa albo z dniem doręczenia decyzji ustalającej wysokość tego zobowiązania podatkowe, zostanie wygaszone w wyniku zaistnienia zdarzenia wskazanego tym przepisie. Tych zdarzeń jest 11 i do należą do nich m.in.: zapłata, pobranie podatku przez inkasenta, zaliczenie nadpłaty, umorzenie zaległości, przedawnienie.

Przykład

Osoba fizyczna jest podatnikiem podatku od nieruchomości i jest obciążona, w wyniku doręczenia decyzji wymiarowej na rok 2017, zobowiązaniem z tytułu podatku od nieruchomości za 2017 r. podzielonym na cztery raty. I i II rata podatku została zapłacone przez podatnika, a zatem doszło poprzez zapłatę do wygaszenia w części zobowiązania podatkowego. III i IV rata podatku od nieruchomości 2017 r. została umorzona na wniosek podatnika, co oznacza że również pozostała część zobowiązania podatkowego za 2017 r. została wygaszona.

Natomiast określenie odpisu użyte zostało w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375).

Odpis to kwota zmniejszająca zobowiązanie podatkowe, ustalona lub określona przez organ podatkowy albo zadeklarowana przez podatnika.

Odpis jest zatem rezultatem prowadzonego przez organ podatkowy postępowania podatkowego związanego z ustaleniem lub określeniem wysokości zobowiązania podatkowego albo wynika z samodzielnego wskazania przez podatnika innej wysokości należnego zobowiązania podatkowego.

Przykład

Osoba fizyczna jest podatnikiem podatku od nieruchomości i jest obciążona, w wyniku doręczenia decyzji wymiarowej na rok 2018, zobowiązaniem z tytułu podatku od nieruchomości za 2018 r. W lipcu 2018 r. podatnik sprzedaje cześć nieruchomości. W wyniku prowadzonego postępowania podatkowego organ podatkowy decyzją zmniejsza wysokość należnego podatku za 2018 r. dokonując odpisu zobowiązania podatkowego.

Przykład

Osoba prawna jest podatnikiem podatku od środków transportowych w wysokości wynikającej ze złożonej na rok 2018 deklracji w sprawie podatku od środków transportowych. W czerwcu 2018 r. podatnik sprzedaje jeden z pojazdów będący przedmiotem opodatkowania i składa do organu podatkowego deklarację z uwagi na wygaśniecie obowiązku podatkowego w zakresie tego pojazdu. Organ podatkowy zmniejsza wysokość należnego podatku od środków transportowych za 2018 r. dokonując odpisu.

Różnice w dokumentowaniu odpisu i wygaśnięcia zobowiązania podatkowego

Dowody księgowe stanowiące podstawę do zapisów w księdze rachunkowej urzędu gminy w zakresie podatków i opłat lokalnych wymienia § 4 rozporządzenie w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.

Do udokumentowania odpisów służą:

1. deklaracje w rozumieniu art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, z których wynika kwota zmniejszająca zobowiązanie podatkowe, tj.

• deklaracje na podatek od nieruchomości, podatek rolny i podatek leśny od osób prawnych i jednostek organizacyjnych oraz spółek niemających osobowości prawnej,
• deklaracje na podatek od środków transportowych od osób fizycznych, osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz posiadaczy środków transportowych zarejestrowanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• nowe deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi od właścicieli nieruchomości,
• korekty ww. deklaracji składane przez podatnika na podstawie art. 81 ustawy Ordynacja podatkowa oraz korekty ww. deklaracji dokonane przez organ podatkowy stosownie do art. 274 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

2. decyzje, tj.

• decyzje zmieniające decyzje ostateczne ustalające lub określające wysokość zobowiązania podatkowego, jeżeli po doręczeniu decyzji nastąpiła zmiana okoliczności faktycznych mających wpływ na ustalenie lub określenie wysokości zobowiązania, wydawane na podstawie art. 254 ustawy Ordynacja podatkowa,
• decyzje uchylające decyzje ostateczne ustalające lub określające wysokość zobowiązania podatkowego, wydawane w wyniku stwierdzenia istnienia przesłanek określonych w art. 240 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, na podstawie art. 245 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
• decyzje stwierdzające nieważność decyzji ostatecznych wydawane przez samorządowe kolegia odwoławcze, na podstawie art. 247 ustawy Ordynacja podatkowa.

Do udokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego służą:

Do dokumentowania zapłaty:

• pokwitowania z kwitariuszy przychodowych,
• wyciąg bankowy otrzymany w formie elektronicznej, jeżeli dla każdej wykazanej w nim operacji zawiera dane zapewniające identyfikację wpłaty, albo dokumenty wpłaty załączone do wyciągu bankowego,
• dowody wpłaty zatwierdzone do stosowania przez właściwe organy jednostki samorządu terytorialnego.

Do dokumentowania zaliczenia nadpłaty służą postanowienia o zaliczeniu nadpłaty na poczet zaległości podatkowych albo bieżących zobowiązań podatkowych.

Do dokumentowania umorzenia zaległości:

• decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej wydawane na wniosek podatnika,
• decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych wydawane z urzędu przez organ podatkowy, na podstawie art. 67d ustawy Ordynacja podatkowa.

Do dokumentowania przedawnienia służą dokumenty informujące o przedawnieniu, o którym mowa w art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa.

Stosownie do § 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego w przypadkach, które nie zostały określone powyżej, do udokumentowania operacji księgowych służą dowody wewnętrzne, w szczególności noty księgowe.

Dokonując zapisu operacji księgowych w księdze rachunkowej urzędu gminy należy posługiwać się określeniem odpisanie albo wygaszenie.