Od 4 maja 2019 r. obowiązują zmiany wprowadzone do ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie realizacji obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 (RODO), czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Wykonywanie wymienionego obowiązku informacyjnego odbywa się niezależnie od obowiązków organów podatkowych przewidzianych w ustawie Ordynacja podatkowa oraz nie wpływa na tok i wynik procedur podatkowych.
Wprowadzone zmiany do ustawy Ordynacja podatkowa wynikają z art. 44 ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) opublikowanego w Dz. U. poz. 730.
Zmiany wprowadza m. in. art. 159 § 1b, art. 165 § 9 i art. 306aa ustawy Ordynacja podatkowa.
Wezwanie
Organ podatkowy może wezwać stronę lub inne osoby do złożenia wyjaśnień, zeznań, przedłożenia dokumentów lub dokonania określonej czynności osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, w tym także w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli jest to niezbędne dla wyjaśnienia stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy. Wezwanie, oprócz elementów wymienionych w art. 159 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, winno zgodnie z nowym art. 159 § 1b ustawy Ordynacja podatkowa zawierać również informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, chyba że wezwany posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie.
Wprowadzona zmiana dotyczy wezwań stosowanych zarówno w trakcie prowadzonego postępowania podatkowego w sprawie np. określenia wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od środków transportowych, jak i wezwań stosowanych w ramach czynności sprawdzających (stosownie do art. 280 ustawy Ordynacja podatkowa) np. wezwania do złożenie deklaracji czy wezwania do udzielenia wyjaśnień w zakresie deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
Prowadzenie postępowania podatkowego
Organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe na żądanie strony lub z urzędu. Zgodnie z nowym art. 165 § 9 ustawy Ordynacja podatkowa, przy pierwszej czynności skierowanej do strony, organ podatkowy przekazuje informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, chyba że strona posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie.
W przypadku wszczęcia postępowania z urzędu organ podatkowy przekazuje informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 wraz z doręczeniem postanowienia w sprawie wszczęcia postępowania podatkowego np. w zakresie określenie wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od środków transportowych albo określenia wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Kolejna czynność po wszczęciu postępowania z urzędu np. wezwanie czy doręczenie decyzji określającej wysokość zobowiązania nie wymaga już przekazania informacji, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679.
W sytuacji wszczęcia postępowania podatkowego na żądanie strony (z wniosku złożonego przez stronę) organ podatkowy przekazuje informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 przy pierwszej czynności skierowanej do strony, jaką może być np. wezwanie do przedłożenia dokumentów np. w przypadku złożenia wniosku o umorzenie zaległości podatkowej.
W przypadku ustalania zobowiązań podatkowych, które zgodnie z odrębnymi przepisami ustalane są corocznie (jeżeli stan faktyczny, na podstawie którego ustalono wysokość zobowiązania podatkowego za poprzedni okres, nie uległ zmianie), czyli podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego od osób fizycznych, organ podatkowy przekazuje informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 przy pierwszej czynności skierowanej do strony, jaką jest doręczenie decyzji ustalającej wysokość podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego od osób fizycznych.
W przypadku zaliczenia wpłaty oraz zaliczenia nadpłaty organ podatkowy przekazuje informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 przy pierwszej czynności skierowanej do strony, jaką jest doręczenie postanowienia w sprawie zaliczenia wpłaty oraz postanowienia w sprawie zaliczenia nadpłaty.
W przypadku złożenia informacji przez podatników podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego organ podatkowy przekazuje informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 przy pierwszej czynności skierowanej do strony, jaką jest albo wezwanie albo doręczenie decyzji ustalającej wysokość podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego od osób fizycznych.
Zaświadczenia
Organ podatkowy wydaje zaświadczenia na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Zgodnie z nowym art. 306aa ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy przekazuje informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, przy pierwszej czynności skierowanej do wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie. Pierwszą czynnością może być wezwanie wnioskodawcy albo wydanie zaświadczenia.
Treść artykuł 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2):
Informacje podawane w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą
1. Jeżeli dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, administrator podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej wszystkie następujące informacje:
a) swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela;
b) gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych;
c) cele przetwarzania danych osobowych, oraz podstawę prawną przetwarzania;
d) jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) – prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią;
e) informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;
f) gdy ma to zastosowanie – informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi, wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach oraz informację o sposobach uzyskania kopii tych zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia
2. Poza informacjami, o których mowa w ust. 1, podczas pozyskiwania danych osobowych administrator podaje osobie, której dane dotyczą, następujące inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania:
a) okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;
b) informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
c) jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) – informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
d) informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
e) informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;
f) informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.